Polityka Prywatności Planelly.pl

Wersja obowiązująca od dnia: 11.07.2026 r. (v1.1)

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem z platformy internetowej Planelly.pl („Platforma”), zgodnie z:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”);
• Ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną;
• Ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 1 Administrator danych

Administratorem danych osobowych użytkowników Platformy jest

• Mikołaj Hebel prowadzący działalność gospodarczą pod firmą: Planelly Mikołaj Hebel, ul. Długa 62A, 84-240 Reda, posiadający NIP: 588-254-72-51, REGON: 544709332,
• adres e-mail: kontakt@planelly.pl
• adres wsparcia technicznego: support@planelly.pl

(dalej: „Administrator” lub „Planelly”).

Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, chyba, że odrębna informacja opublikowana na Platformie stanowi inaczej.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem drogą elektroniczną pod adresem: kontakt@planelly.pl.

§ 2 Role Planelly w zakresie przetwarzania danych osobowych

W zależności od charakteru relacji oraz rodzaju usług Planelly może działać jako

• administrator danych osobowych;
• podmiot przetwarzający dane osobowe (procesor) działający na rzecz Usługobiorców korzystających z Platformy.

Planelly działa jako administrator danych osobowych w szczególności wobec

• właścicieli kont;
• pracowników i współpracowników Usługobiorców posiadających dostęp do Platformy;
• osób kontaktujących się z Planelly;
• osób odwiedzających stronę internetową Platformy;
• osób zapisanych do newslettera Planelly (double opt-in — potwierdzenie linkiem e-mail).

W zakresie danych osobowych Klientów końcowych dokonujących rezerwacji usług u Salonów za pośrednictwem Platformy:

• Administratorem danych osobowych pozostaje Salon;
• Planelly działa co do zasady jako podmiot przetwarzający dane osobowe wyłącznie na podstawie umowy powierzenie przetwarzania danych (DPA) oraz udokumentowanych poleceń Salonu.

Planelly nie wykorzystuje danych Klientów końcowych do własnych niezależnych celów marketingowych, budowania własnej bazy klientów usług beauty ani profilowania między Salonami.

Planelly może działać jako odręny administrator wyłącznie w ograniczonym zakresie niezbędnym do:

• zapewnienia bezpieczeństwa Platformy;
• zapobiegania nadużyciom;
• dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami;
• realizacji obowiązków prawnych;
• prowadzenia analiz statystycznych w formie zagregowanej lub zanimizowanej.

Co do zasady pomiędzy Planelly a Salonami nie występuje relacja współadministrowania danymi osobowymi w rozumieniu art. 26 RODO, chyba że charakter konkretnej funkcjonalności wyraźnie wymaga odmiennego uregulowania.

§ 3 Kategorie danych osobowych

Planelly może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych

Dane Usługobiorców i użytkowników Kont

• imię i nazwisko;
• nazwa firmy;
• dane rejestrowe działalności;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• dane rozliczeniowe;
• dane dotyczące płatności;
• dane logowania;
• adres IP;
• logi systemowe;
• historia korzystania z Platformy;
• komunikacja z obsługą.

Dane Klientów końcowych Salonów

• imię i nazwisko;
• numer telefonu;
• adres e-mail;
• dane dotyczące rezerwacji;
• historia wizyt;
• informacje dotyczące anulacji lub zmian rezerwacji;
• dane związane z płatnościami lub zadatkami obsługiwanymi przez Procesora płatności.

Dane techniczne i analityczne

• identyfikatory urządzeń;
• dane dotyczące sesji;
• dane cookies;
• dane statystyczne;
• informacje o aktywności w Platformie.

§ 4 Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane Usługobiorców i użytkowników Kont

Dane przetwarzane są w następujących celach

• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną;
• prowadzenia Konta i udostępniania funkcjonalności Platformy;
• obsługi i płatności rozliczeń;
• wystawiania dokumentów księgowych;
• obsługi zgłoszeń, reklamacji i wsparcia technicznego;
• zapewnienia bezpieczeństwa Platformy;
• przeciwdziałania nadużyciom;
• dochodzenia lub ochrony przed roszczeniami;
• prowadzenia komunikacji marketingowej – jeżeli przepisy prawa na to pozwalają lub wyrażono odpowiednią zgodę.

Podstawami prawnymi przetwarzania są

• art. 6 ust. 1 lit b RODO – wykonanie umowy;
• art. 6 ust. 1 lit c RODO – obowiązki prawne;
• art. 6 ust. 1 lit f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora;
• art. 6 ust. 1 lit a RODO – zgoda, jeżeli jest wymagana.

Dane Klientów końcowych Salonów

• Dane Klientów końcowych przetwarzane są przez Planelly wyłącznie w celu świadczenia usług SaaS na rzecz Salonów;
• Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych Klientów końcowych określane są przez odpowiedni Salon jako administratora danych.

Typowymi podstawami prawnymi stosowanymi przez Salon mogą być

• Art. 6 ust. 1 lit b RODO – realizacja rezerwacji lub wykonanie usługi;
• Art. 6 ust. 1 lit f RODO – przypomnienia o wizytach, organizacja pracy Salonu, dochodzenie roszczeń;
• Art. 6 ust. 1 lit a RODO – zgoda marketingowa.

§ 5 Źródła danych osobowych

Dane osobowe pozyskiwane są bezpośrednio od osób, których dane dotyczą.

Dane Klientów końcowych mogą być przekazywane do Platformy przez Salony lub wprowadzane samodzielnie przez Klientów końcowych podczas procesu rezerwacji.

Dane techniczne mogą być zbierane automatycznie podczas korzystania z Platformy.

§ 6 Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Planelly wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usług.

Odbiorcami danych mogą być w szczególności

• dostawcy hostingu i infrastruktury chmurowej;
• dostawcy usług IT;
• operatorzy płatności, w tym Stripe Technology Europe Ltd.;
• dostawcy usług e-mail i SMS;
• dostawcy narzędzi analitycznych;
• kancelarie prawne i biura księgowe;
• podmioty świadczące usługi bezpieczeństwa IT.

Planelly zawiera wymagane prawem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Dane mogą być udostępniane organom publicznym wyłącznie w przypadkach przewidzianych przepisami prawa.

Lista podprocesorów

Aktualna lista podmiotów, którym Planelly powierza przetwarzanie danych w związku ze świadczeniem Platformy:

Planelly może aktualizować powyższą listę. O istotnej zmianie dotyczącej podprocesora Administrator (salon) zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem zgodnie z Umową powierzenia (DPA). W sprawach dotyczących podprocesorów: support@planelly.pl.

§ 7 Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Planelly mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

W przypadku transferu danych poza EOG Planelly stosuje mechanizmy wymagane przez RODO, w szczególności:

• standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej;
• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni poziom ochrony;
• inne mechanizmy legalizujące transfer danych zgodnie z RODO.

§ 8 Okres przechowywania danych

Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania.

Dane mogą być przechowywane także po zakończeniu umowy przez okres

• wymagany przepisami prawa;
• przedawnienia roszczeń;
• niezbędny do ochrony przed roszczeniami lub realizacji obowiązków archiwizacyjnych.

Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowywane są do czasu jej cofnięcia, chyba że dalsze przetwarzanie znajduje inną podstawę prawną.

Dane Klientów końcowych przechowywane są zgodnie z instrukcjami administratora danych, tj. odpowiedniego Salony oraz postanowienia DPA.

§ 9 Prawa osób, których dane dotyczą

Osobom, których dane dotyczą, przysługuje prawo

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania;
• cofnięcia zgody;
• wniesienia skargo do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W zakresie danych Klientów końcowych związanych z realizacją usług przez Salon, żądania powinny być kierowane przede wszystkim do odpowiedniego Salonu jako administratora danych.

Planelly może wspierać Salon w realizacji praw osób, których dane dotyczą zgodnie z DPA oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Skargę można wnieść do

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. S. Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa

§ 10 Cookies i technologie podobne

Platforma wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie (w tym localStorage).

Cookies i localStorage wykorzystywane są w szczególności w celu

• zapewnienia prawidłowego działania Platformy (sesja Laravel);
• utrzymania sesji użytkownika w panelu salonu;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapamiętywania preferencji użytkownika (np. akceptacja banera cookies);
• monitorowania błędów aplikacji (Sentry) — wyłącznie po akceptacji banera cookies na publicznych stronach rezerwacji i marketingowych.

Planelly nie stosuje obecnie cookies marketingowych ani narzędzi analitycznych stron trzecich (np. Google Analytics).

Użytkownik może zarządzać ustawieniami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki lub mechanizmu zarządzania zgodami dostępnego na Platformie.

Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na funkcjonowanie niektórych usług Platformy.

§ 11 Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Planelly nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkowników.

Dane mogą być wykorzystywane do analiz statystycznych, bezpieczeństwa oraz poprawy jakości usług, jednak bez podejmowania zautomatyzowanych decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

§ 12 Bezpieczeństwo danych

Planelly stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych.

Środki bezpieczeństwa obejmują w szczególności

• szyfrowanie transmisji danych;
• kontrolę dostępu;
• system autoryzacji;
• monitoring bezpieczeństwa infrastruktury;
• tworzenia kopii zapasowych;
• procedury reagowania na incydenty bezpieczeństwa.

Pomimo stosowania środków bezpieczeństwa korzystanie z Internetu wiąże się z ryzykiem charakterystycznym dla usług elektronicznych.

§ 13 Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może być niezbędne do

• założenia Konta;
• dokonania rezerwacji;
• realizacji płatności;
• korzystania z funkcjonalności Platformy;
• kontaktu z obsługą.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić świadczenie usług.

§ 14 Zmiany Polityki Prywatności

Planelly może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności.

Zmiany mogą wynikać w szczególności z

• zmian przepisów prawa;
• zmian technologicznych;
• zmian funkcjonalności Platformy;
• zmian organizacyjnych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności publikowana jest na stronie internetowej Platformy.

§ 15 Dokumenty powiązane

Szczegółowe zasady korzystania z Platformy określa Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną Planelly.pl.

Zasady powierzenia przetwarzania danych osobowych pomiędzy Planelly a Salonami określa Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

Aktualna lista podprocesorów Planelly stanowi część niniejszej Polityki (§ 6) oraz Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA).

Dokumenty wskazane powyżej stanowią integralne elementy systemu prawnego Platformy.